Calsket の「日程調整」機能について解説します。

1. 概要

Calsket なら、手間のかかるスケジュールの調整作業を、Salesforce の画面上から効率的に行うことができます。このページでは「日程調整」の基本的な使い方を解説します。

2. 操作方法

まずは 日程調整 のタブをクリックします。

次に、候補日程としたい時間帯をカレンダーの中から選びます。カレンダーをクリックすると、「候補日時」が表示され、テキストが左パネルに作成されます。もちろん、候補日時は複数選ぶことができます。

カレンダー上の「一括選択」のボタンを押すと、「その日のワークタイム(営業時間)内で空いている時間帯を一気に選択」することもできます。ワークタイムの設定は以下から行うことができます。

カレンダー右上の設定ボタン > ユーザー設定 > ワークタイム設定

候補日時の「=」ボタンをドラッグすることで、時間の長さを調整できます。また、ドラッグして別の時間帯へ移動させることもできます。

カレンダー上で時間帯を変更した場合、左パネルのテキストも自動で修正されます。

候補日時を選んだら、左パネルの仮登録のボタンを押して、予定の詳細を入力していきます。入力できる項目は、以下の 5 つです。

  1. 件名(必須)…予定に名前を付けます。仮登録の場合は、名前の頭に自動で【仮】が付きます。
  2. 任命先(必須)…デフォルトでは自分の名前がセットされていますが、別のメンバーに、この予定を任命することもできます。
  3. 名前…この予定の相手先をリード または取引先責任者 から検索して登録します。登録した予定は、リード取引先責任者 にひも付く行動として登録されます。
  4. 関連先…この予定を商談契約 などのオブジェクトと関連付けます。登録した予定は、関連付けたオブジェクトの 行動 として登録されます。
  5. メンバー…自分以外のメンバーを、この予定に招集します。招集されたメンバーのカレンダーにも、予定が自動的に登録されます。

登録ボタンを押すとカレンダーに予定が登録され、日程の一覧が表示されます。これをコピーしてメールやチャット等に貼り付け、相手へ連絡します。

予定は名前に【仮】が付き、仮登録した数だけ、行動 にも登録されます。

3. 仮登録した予定を確定/削除する

Calsket を開き、複数ある候補日の中から確定/削除したい予定をクリックします。確定 ボタンを押すと、その予定を確定して、他の候補日を削除します。削除 ボタンを押すと、その予定を単独で削除したり、一連の候補日すべてを一括で削除することもできます。

Calsket から削除された予定は、関連付けられたリード商談 などのオブジェクトからも削除されます。

「日程調整」機能の、基本的な操作方法は以上です。

COLUMN:日程調整の効率を上げる

相手の状況もふまえ候補日時をセッティングすることで、日程調整の効率を上げましょう。

候補数が少なすぎると選択の幅が限られ不便ですし、逆に、多すぎると一つ一つ予定と照らし合わせる手間を掛けてしまいます。バランスを考えると、候補数は 3〜5 くらいが良いでしょう。

候補日程をすべて「同じ日」、例えば「10月1日の10時・13時・15時」のようにしてしまうと、相手が終日不在の日に当たってしまった場合、すべての候補が NG となってしまいます。日にち指定がされているわけでなければ、日を分けて候補日を設定するほうが、マッチする可能性が高くなります。

より具体的に相手の仕事の状況が分かっているなら、時間帯も少し考慮してみましょう。例えば、相手がフレックスで働いている方なら、朝一番よりお昼過ぎの方が都合が良いかも知れません。飲食業の方なら、お昼前後の時間は割けたほうが無難かも知れません。

もちろん、こちらのスケジュールに不都合が出てしまっては本末転倒ですが、相手の状況を少し想像してみることで、日程調整のマッチング率を上げることができます。

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