Calsket を使って「行動」を新たに登録したり、登録されている「行動」を変更・削除する操作方法を解説します

1. 概要

Calsket なら、カレンダー上での直感的なマウス操作で、予定を登録・変更・削除することができます。

また、いちいちオブジェクトのレコードを開かなくても、取引先やリードとひも付いた「行動」として予定を登録したり、今ある行動をカレンダー上から変更・削除することもできます。

2. 操作方法

2-1. 予定を新たに登録する

Calsket のカレンダー上で、予定を作成したい時間帯をクリックします。クリックしたままマウスをドラッグすると、予定の時間の長さを調整できます。

予定の詳細画面が開きます。詳細画面では、以下のような情報を入力することができます。

※詳細画面に表示される項目は、Salesforce の行動オブジェクトのページレイアウトに依存するため、ページレイアウトを変更することで、Calsket側の詳細レイアウトも変更されます。詳しくは、こちらをご参照ください。

  1. 件名(必須)…予定に名前を付けます。
  2. 開始時刻と終了時刻…を設定します。開始・終了時刻を設定せず「終日」の予定としたり、同じ予定を繰り返すよう設定もできます。
  3. 任命先…デフォルトでは自分の名前がセットされていますが、別のメンバーに、この予定を任命することもできます。
  4. 場所…予定が行われる場所を入力します。住所を入力して保存すると、予定の確認画面から Google マップを表示することができます。
  5. 名前…この予定の相手先を リード  または 取引先責任者  から検索して登録します。登録した予定は、リード  / 取引先責任者  にひも付く行動として登録されます。
  6. 関連先…この予定を 商談  や 契約 などのオブジェクトと関連付けます。登録した予定は、関連付けたオブジェクトの 行動  として登録されます。なお、4.で リード を選択している場合、関連先を選択することはできません。(保存の際にエラーとなります。)
  7. その他、Salesforceの行動オブジェクトの項目を、直接編集ができます。
  8. メンバー…自分以外のメンバーを、この予定に招集します。招集されたメンバーのカレンダーにも、予定が自動的に登録されます。
  9. 設備予約…Calsket で会議室/設備機能を管理するよう設定しておくと、予約をすることができます。※設定方法はこちらをご参照ください。

3. 予定を変更/削除する

変更/削除したい予定をクリックし、予定の詳細画面を開きます。編集ボタンを押すと、予定を登録したときと同じように、詳細を編集することができます。削除 ボタンを押すと、その予定を削除します。Calsket 上で予定を削除すると、関連付けられたリード商談などのオブジェクトからも削除されます。

「標準のビューで表示」のリンクをクリックすると、Salesforce の行動オブジェクトのレコード画面が開くので、そこから編集や削除をすることもできます。

予定の登録・変更・削除の操作方法は以上です。

COLUMN:タスク管理は「行動」か「ToDo」か

Salesforce には「行動」と「ToDo」という2つのオブジェクトがあります。

どちらも「これからやる仕事の予定=タスク」を管理するものですが、「行動は開始時刻と終了時刻を設定できるのに対し ToDo は期限日の設定のみが可能」「行動はカレンダーに表示されるが ToDo は表示されない」といった違いがあります。

では、Salesforce でタスク管理を行う上では、具体的にどのように使えば良いのでしょうか。

行動は「顧客とのアポイント」や「営業チーム定例ミーティング」など、日時が決まっているタスクに対して使います。Googleカレンダーに予定を入れるようなイメージです。

ToDoは「見積書を作成する」「商品カタログを送付する」など、これからやるべきタスクに対して使います。チェックリストにやるべきことの一覧を書き出して、終わったものからチェックを付けて消していくイメージです。

Salesforce の ToDo は、機能がとてもシンプルです。

他の ToDo 管理アプリでは、タスクを行う日時を指定したり、カレンダーに期限日を表示したり、ルーティンタスクを繰り返すよう設定できたりするものもあるので、もの足りなく感じることもあるかも知れません。

そんなときには、やるべきことを「行動としてカレンダーに登録してしまう」という手もあります。

例えば「今週の金曜日までに提案書を作らなければならない」場合、今週のどこかで、提案書を作る時間を確保しなければなりません。

ToDo だと期限日を設定することしかできませんが、行動なら「水曜日の午前 10:00-12:00」というように登録できるので、その時間に他の予定が入らないようブロックし、じっくり提案書作りの時間として使う…という予定の立て方が可能です。

また、行動として登録しておけば Salesforce のカレンダーや Calsket 上にも表示されるので、タスクに取り組む時間を確保しながら、仕事の予定を組むことができます。

Salesforce の「行動」と「ToDo」を上手く活用して、効率的なタスク管理を行いましょう。

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