Salesforceの仕様上、他ユーザーが登録した関連先のない[行動](予定)は参照できません(仕様についてはこちらをご覧ください)。Calsketでもこれらの[行動]は「予定あり」と表示され、詳細を参照することはできません。そこで、関連先のない「行動」が作成された場合に自動的にカレンダー共有用のレコードを関連先に追加することで、他人の予定も参照可能するのがこの機能です。

行動を共有するために強制的に関連先を追加してしまう、半ば強引な手法ではありますが、関連付けるレコードの参照権限をコントロールすることで、Salesforceのアクセス権限管理の考え方から逸脱せずに対応できることから、現状最も有効な対応策です。

本機能を利用した場合、行動の「非公開」項目にチェックを入れた場合を除き、共有レコードを参照/編集できるすべてのユーザが対象の行動の参照/編集が可能になります。ロールや権限に応じてアクセス権限をコントロールしたい場合は本機能は利用せず、プロセスやApexトリガを利用した対応をお願いいたします。

参考:「予定あり」としか表示されない他人の予定を参照する方法

  1. 共有レコードを作成する
    1.1. 関連先に設定するオブジェクトを追加
    1.2. オブジェクトの参照権限付与設定

  2. 全ユーザへの行動の共有を有効にする

  3. 関連先のない既存の行動に対して関連先を追加する

1. 共有レコードを作成する

※既存のオブジェクトに行動共有用レコードを作成する場合は、この手順を行う必要はありません。作成したレコードのIDをコピーして次の手順に進んでください。

1.1. 関連先に設定するオブジェクトを追加

❶ 設定画面にて 「オブジェクトマネージャー」タブをクリックします

❷ 右上の「作成」から「カスタムオブジェクト」をクリックします

❸ 「行動」共有用のオブジェクトを作成します。

ここでは例としてオブジェクト名を「共有カレンダー」とします(任意の名前で構いません)。この際、[追加の機能]の[活動を許可]にチェックを入れます。

❹ 設定画面の「ホーム」タブに戻り、クイック検索にて「タブ」を検索、「タブ」をクリックします

一時的にタブを追加して、「共有カレンダー」にレコードを作成します。

❺ 「カスタムオブジェクトタブ」の[新規]をクリックします。

❻ 「オブジェクト」に先程作成した「共有カレンダー」を選択し、[次へ]を押し、ステップに沿ってタブを作成します

❼ 「アプリケーションランチャー」を開き、「すべての項目」から「共有カレンダー」をクリックします

例として「共有カレンダー」という名前でレコードを1件作成。

❽ 後ほど使用するため、作成したオブジェクトのID(URL最後の文字列)を控えておきます

1.2. オブジェクトの参照権限付与設定

❶ 設定画面の「ホーム」のクイック検索にて「プロファイル」を検索、「プロファイル」をクリックし、参照権限を与えたいプロファイルをクリックします

作成したオブジェクトのレコードを関連付けることで行動の共有範囲を制御するためには、共有する対象ユーザーにオブジェクトの参照権限を付与する必要があります。オブジェクトのアクセス権限についてはこちらを参照してください。

ここでは例として参照権限を与えたいプロファイルを「カスタム標準ユーザ」とします。編集できないプロファイルに関してはこちらをご覧下さい。

❷ 「オブジェクト設定」をクリックします

❸ 「設定の検索」にて「共有カレンダー」を入力して設定画面を表示させ、「編集」ボタンをクリックします

❹ 「オブジェクト権限」セクションにおいて、必要に応じて権限の有効化にチェックを入れ、「保存」ボタンをクリックします

2. 全ユーザへの行動の共有を有効にする

❶ 「Calsket設定」の「機能の有効化」タブを開きます。

❷ 「全ユーザへの行動の共有を有効化」セクションで「関連先に設定するレコードID」に先程作成したレコードのレコードIDを入力します。

❸ 「全ユーザへの行動の共有の有効化」で「有効にする」にチェックを入れ、「保存」ボタンをクリックします。

❹ これで今後関連先なしで作成された行動には自動的に設定したレコードが関連先として自動設定されます。

3. 関連先のない既存の行動に対して関連先を追加する

2.の設定では、新規に登録された行動には自動的に関連先が追加されますが、既存の行動レコードに自動的に関連先が追加されることはありません。既存の行動レコードに対しても関連先を追加したい場合は、以下の手順を行ってください。

❶ 「Calsket設定」の「機能の有効化」タブを開き、「全ユーザへの行動の共有を有効化」セクションで、「3ヶ月前以降の既存の行動を全ユーザに共有する」ボタンをクリックします。

❷ 処理が完了すると「全ユーザへの行動の共有処理が完了しました」という件名のメールが届きます。

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